Purpose, legal basis, deadline — and who carries the responsibility.
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From these 33 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
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Das Dateisystem looks as if it should mean a data system, and on a computer it names the file system that organises a disk. In the Regulation it is neither: the German text uses it where the English has « filing system », meaning any structured set of personal data that can be searched by some criterion. A box of index cards sorted by surname qualifies, so the paper records in it are covered, while loose papers kept in no particular order are not. The trap sits in the first half of the word. Die Datei is not data but a single file, the thing you save, attach and delete; data is die Daten, and the lawyer’s singular is das Datum. An English reader who sees Datei and thinks « data » has mistaken a container for its contents, and in this subject that is the very distinction that decides whether the law applies at all.
The words
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Verb (4)
erhebento collect (data)VerbC2
Die Klinik hat mehr Daten erhoben, als für die Behandlung nötig waren.The clinic collected more data than the treatment required.
Irregular: erhob, erhoben. Elsewhere to levy (Gebühren erheben) and to raise (Einspruch erheben).
zweckentfremdento use for a purpose other than the one intendedVerbC2
Der Mitarbeiter hatte die Kundenkartei zweckentfremdet, um Einladungen zu seiner Geburtstagsfeier zu verschicken.The employee had misused the customer file to send out invitations to his birthday party.
Inseparable, no ge- in the participle: zweckentfremdet. Also said of flats let to tourists instead of residents.
pseudonymisierento pseudonymiseVerbC2
Die Studiendaten werden pseudonymisiert, bevor sie das Krankenhaus verlassen; die Zuordnungsliste bleibt im Haus.The study data is pseudonymised before it leaves the hospital; the key list stays in-house.
No ge- in the participle: pseudonymisiert. Pseudonymised data is still personal data.
schwärzento redact (by blacking out)VerbC2
Vor der Herausgabe wurden die Namen der übrigen Zeugen in der Kopie geschwärzt.Before the copy was handed over, the names of the other witnesses were redacted.
Regular: schwärzte, geschwärzt. Literally to blacken.
der Verantwortlichecontroller (data protection)NounC2
Verantwortlicher ist, wer über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet, auch wenn er selbst keinen Datensatz anfasst.The controller is whoever decides why and how data is processed, even without touching a single record themselves.
Declined like an adjective: ein Verantwortlicher, die Verantwortlichen.
der Auftragsverarbeiterprocessor (acting for a controller)NounC2
Der Cloud-Anbieter bleibt bloß Auftragsverarbeiter, solange er die Daten nicht für eigene Zwecke nutzt.The cloud provider remains a mere processor as long as it does not use the data for purposes of its own.
Plural: die Auftragsverarbeiter.
die Auftragsverarbeitungprocessing on behalf of a controllerNounC2
Für die Auftragsverarbeitung braucht es einen Vertrag, der die Weisungen des Auftraggebers festhält.Processing on someone else’s behalf requires a contract that sets out the client’s instructions.
No plural in this sense.
die betroffene Persondata subjectNounC2
Die betroffene Person muss nicht begründen, warum sie wissen will, was über sie gespeichert ist.Data subjects do not have to explain why they want to know what is held about them.
Plural: die betroffenen Personen. Everyday usage shortens it to der or die Betroffene.
der Personenbezuglink to an identifiable personNounC2
Fehlt jeder Personenbezug, ist das Datenschutzrecht gar nicht anwendbar.Where there is no link to an identifiable person at all, data protection law does not apply.
No plural.
das Dateisystemfiling system (in the Regulation’s sense)NounC2
Auch ein Karteikasten mit alphabetisch geordneten Patientenkarten ist ein Dateisystem im Sinne der Verordnung.Even a card index of patient records sorted alphabetically is a filing system within the meaning of the Regulation.
Plural: die Dateisysteme. In computing the same word means a file system.
die Zweckbindungpurpose limitationNounC2
Die Zweckbindung hält die Daten an dem Zweck fest, für den sie erhoben wurden.Purpose limitation keeps data tied to the purpose it was collected for.
No plural.
die Rechtsgrundlagelegal basis (for processing)NounC1
Ohne Rechtsgrundlage ist jede Verarbeitung rechtswidrig, so harmlos sie auch wirken mag.Without a legal basis any processing is unlawful, however harmless it may look.
Plural: die Rechtsgrundlagen.
das berechtigte Interesselegitimate interestNounC2
Auf ein berechtigtes Interesse kann sich das Unternehmen nur stützen, wenn die Interessen der Kunden nicht überwiegen.The company can rely on a legitimate interest only if its customers’ interests do not outweigh it.
The adjective is declined: ein berechtigtes Interesse, eines berechtigten Interesses.
die Interessenabwägungbalancing of interestsNounC2
Die Interessenabwägung fiel zugunsten der Beschäftigten aus, und die Kamera im Pausenraum musste abgebaut werden.The balancing of interests came down on the employees’ side, and the camera in the break room had to come down.
Plural: die Interessenabwägungen.
die Datenminimierungdata minimisation (the Regulation’s term)NounC2
Datenminimierung heißt, das Geburtsdatum gar nicht erst abzufragen, wenn die Angabe der Volljährigkeit genügt.Data minimisation means not asking for a date of birth at all when confirming that someone is of age will do.
No plural.
die Datensparsamkeitdata economy (the older German principle)NounC2
Lange bevor es die Verordnung gab, sprach das deutsche Recht von Datensparsamkeit.Long before the Regulation existed, German law spoke of data economy.
No plural. Still common in speech; the Regulation says Datenminimierung.
die Speicherbegrenzungstorage limitationNounC2
Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung dürfen Bewerberdaten nicht auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.Under the principle of storage limitation, applicants’ data may not be kept indefinitely.
No plural.
die Löschfristdeletion deadlineNounC2
Für abgelehnte Bewerbungen legte die Personalabteilung eine Löschfrist von sechs Monaten fest.For rejected applications, HR set a deletion deadline of six months.
Plural: die Löschfristen.
das Löschkonzeptdata deletion policyNounC2
Das Löschkonzept legt für jede Datenart fest, wann und von wem sie gelöscht wird.The deletion policy sets out, for each kind of data, when it is deleted and by whom.
Plural: die Löschkonzepte.
die Informationspflichtduty to inform (data subjects)NounC1
Die Informationspflicht greift schon in dem Moment, in dem die Daten erhoben werden.The duty to inform applies from the very moment the data is collected.
Plural: die Informationspflichten, the usual form in texts.
das Auskunftsersuchensubject access requestNounC2
Ein Auskunftsersuchen ist grundsätzlich innerhalb eines Monats zu beantworten.A subject access request must as a rule be answered within a month.
Plural: die Auskunftsersuchen.
das Widerspruchsrechtright to objectNounC2
Die Kundin machte von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch und widersprach der Nutzung ihrer Daten für Werbung.The customer exercised her right to object and objected to her data being used for advertising.
Plural rare. The verb takes the dative, der Verarbeitung widersprechen; the noun takes gegen, Widerspruch gegen die Verarbeitung.
die Datenübertragbarkeitdata portabilityNounC2
Das Recht auf Datenübertragbarkeit soll den Wechsel zu einem anderen Anbieter erleichtern.The right to data portability is meant to make it easier to switch to another provider.
No plural.
das Verarbeitungsverzeichnisrecord of processing activitiesNounC2
Im Verarbeitungsverzeichnis steht jede Verarbeitungstätigkeit mit Zweck, Empfängern und vorgesehener Löschfrist.The record of processing lists every processing activity with its purpose, its recipients and the planned time limit for erasure.
Plural: die Verarbeitungsverzeichnisse. The Regulation’s own wording is Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
die Datenschutz-Folgenabschätzungdata protection impact assessmentNounC2
Vor der Einführung der Gesichtserkennung am Werkstor war eine Datenschutz-Folgenabschätzung fällig.Before facial recognition was introduced at the factory gate, a data protection impact assessment was due.
Plural: die Datenschutz-Folgenabschätzungen. Often shortened to DSFA.
der Datenschutzbeauftragtedata protection officerNounC1
Der Datenschutzbeauftragte darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen werden.The data protection officer may not be removed for doing the job.
Declined like an adjective: ein Datenschutzbeauftragter. Feminine: die Datenschutzbeauftragte.
die Aufsichtsbehördesupervisory authorityNounC1
Die Aufsichtsbehörde verhängte ein Bußgeld, weil die Firma Bewerbungen jahrelang nicht gelöscht hatte.The supervisory authority imposed a fine because the firm had failed to delete applications for years.
Plural: die Aufsichtsbehörden. In Germany each Land has its own.
der Angemessenheitsbeschlussadequacy decisionNounC2
Liegt ein Angemessenheitsbeschluss vor, dürfen Daten in das betreffende Land fließen wie innerhalb der Union.Where there is an adequacy decision, data may flow to that country as it would within the Union.
Plural: die Angemessenheitsbeschlüsse.
die Standardvertragsklauselnstandard contractual clausesNounC2
Die Standardvertragsklauseln dürfen nicht abgeändert, wohl aber ergänzt werden.The standard contractual clauses may not be altered, though they may be added to.
Usually plural; singular die Standardvertragsklausel.
die Vorratsdatenspeicherungblanket data retentionNounC2
Über die Vorratsdatenspeicherung streiten Politik und Gerichte seit Jahren.Politicians and the courts have been arguing over blanket data retention for years.
No plural. Storing telecoms traffic data without cause, in case it is needed later.
das Kopplungsverbotban on tying consent to a contractNounC2
Das Kopplungsverbot soll verhindern, dass ein Vertrag nur gegen die Einwilligung in Werbung zu haben ist.The tying ban is meant to stop a contract being available only in exchange for consent to advertising.
personenbezogenpersonal (of data: relating to an identifiable person)AdjectiveC2
Auch eine dynamische IP-Adresse kann ein personenbezogenes Datum sein.Even a dynamic IP address can count as personal data.
Almost always in personenbezogene Daten; the legal singular is ein personenbezogenes Datum.
Phrase (1)
ins Blaue hineinon the off-chance, without any basisPhraseC2
Wer Daten ins Blaue hinein erhebt, weil man sie vielleicht einmal brauchen könnte, verstößt gegen die Zweckbindung.Anyone who collects data on the off-chance that it might come in handy one day is in breach of purpose limitation.
Colloquial, but also heard in court. Eine Fahrt ins Blaue: an outing with no fixed destination.
